Im Rahmen der weiter voranschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen gewinnt auch die Erfassung, Buchung und Auszahlung von Reisekosten beziehungsweise Auslagen immer mehr an Bedeutung. Verpflegungskostenmehraufwände - allgemein auch als Spesen bekannt - stellen mitunter eine Herausforderung in der digitalen Erfassung dar. Mit dem von uns gemeinsam mit Kunden entwickelten Modul „Verpflegungskostenmehraufwand“ als Erweiterung der Odoo Standard-App „Spesenabrechnung“ ist hier eine komfortable Lösung geschaffen worden.
Modulerweiterung „Verpflegungskostenmehraufwand“: eine sinnvolle Ergänzung für Odoo-Nutzer
Das Modul „Verpflegungskostenmehraufwand" ermöglicht es Unternehmen, die bei Dienstreisen anfallenden Mehraufwände für Verpflegungskosten mit wenig Zeitaufwand zu erfassen. Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es ermöglicht, Verpflegungskostenpauschalen, etwaige Abzüge für Verpflegung durch den Arbeitgeber oder sogar Zuschüsse schnell und einfach zu berechnen. Das Modul erstellt automatisch einen Beleg für den zu erstattenden Betrag auf Basis der geltenden steuerrechtlichen Vorschriften.
In Deutschland gelten bei dienstlichen Reisen Pauschalen für Mehrkosten aufgrund zusätzlicher Verpflegung und Auslagen, die der Arbeitnehmer beim Arbeitgeber geltend machen oder alternativ im Rahmen des Lohnsteuerjahresausgleichs einreichen kann. Diese Pauschalen und Tagessätze werden jährlich angepasst und sind länderspezifisch.
In Deutschland gelten derzeit folgende Pauschalen/Tagessätze:
kleine Verpflegungspauschale für dienstliche Reisen von mehr als 8 h und weniger als 24 h = 14,00 €
große Verpflegungspauschale für dienstliche Reisen von mehr als 24 h = 28,00 €
Fallbeispiel für Verpflegungskosten
Im Falle der Übernahme der Mahlzeiten durch den Arbeitgeber werden bei etwaiger Inanspruchnahme von z. B. Frühstück oder Abendessen Korrekturbeträge in folgender Höhe abgezogen:
Frühstück (20 % der großen Pauschale) = 5,60 €
Mittag (40 % der großen Pauschale) = 11,20 €
Abendessen (40 % der großen Pauschale) = 11,20 €
Des Weiteren kann bei privat getätigter Übernachtung durch den Arbeitnehmer eine Pauschale von 20,00 € geltend gemacht werden.
Zur Veranschaulichung ist nachfolgend ein Rechenbeispiel aufgeführt.
Der Arbeitnehmer war vom 10.04. um 10:00 Uhr bis zum 13.04. um 16:00 Uhr dienstlich innerhalb Deutschlands unterwegs. Zusätzlich zu den Übernachtungen hat er jeweils Frühstück gebucht sowie an einem Abend auch an einem Geschäftsessen teilgenommen. Da es sich ergab, hat er zudem eine Übernachtung privat bei Freunden getätigt.
Somit ergibt sich folgende Rechnung für die Verpflegungskostenmehraufwände:
10.04. um 10:00 Uhr - 10.04. um 23:59 Uhr: kleine Pauschale +14,00 €
11.04. um 00:00 Uhr - 11.04. um 23:59 Uhr: große Pauschale +28,00 €
12.04. um 00:00 Uhr - 12.04. um 23:59 Uhr: große Pauschale +28,00 €
13.04. um 00:00 Uhr - 13.04. um 16:00 Uhr: kleine Pauschale +14,00 €
abzgl. Frühstück 11.04. (20 % der großen. Pauschale 28,00 €): -5,60 €
abzgl. Abendessen 11.04. (40 % der großen Pauschale 28,00 €): -11,20 €
abzgl. Frühstück 12.04. (20 % der großen Pauschale 28,00 €): -5,60 €
zzgl. private Übernachtung 12.04. bis 13.04. pauschal: +20,00 €
Somit ergibt sich folgender zu erstattender Betrag: 81,60 €
Umsetzung in Odoo
Die Umsetzung dieser Anforderung durch das von Intero Technologies entwickelte Modul sieht vor, in der App „Spesenabrechnung“ eine entsprechende Spesenkategorie für die Erfassung der Pauschalen zu erstellen.
Wird nun ein Spesensatz unter Verwendung einer solchen Spesenkategorie erstellt, wird eine Eingabematrix für die Dauer der Dienstreise; Reiseregion und -ort sowie Konfiguration der gegebenenfalls in Anspruch genommenen Mahlzeiten bereitgestellt:
Optional kann hier auch ein entsprechender PDF-Beleg generiert werden, welcher bei Bedarf beispielsweise einem externen Steuerbüro bereitgestellt werden kann.
Ist der Spesensatz angelegt, kann ab dieser Stelle im normalen Odoo-Workflow zur Erstellung eines Spesenberichts inklusive Freigabe, Buchung und Überweisung fortgefahren werden. Da die Pauschalsätze je Reiseregion differieren beziehungsweise sich auch ändern können, steht im Modul eine einfache Steuerungstabelle mit den jeweiligen Pauschalsätzen bereit:
Ein leistungsstarkes Modul
Das Modul „Verpflegungskostenmehraufwand“ in Odoo 16 bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, automatisierte Berechnungen sowie Möglichkeiten zur Integration mit anderen Modulen. Aufgrund dieser Aspekte handelt es sich hierbei um eine leistungsstarke Lösung für Unternehmen, die ihre Verpflegungskosten effizient verwalten möchten.
Probieren Sie es aus und erleben Sie die Vorteile selbst!